فهرست مطالب
مقدمه:
بالا بردن فعالیت روزانه کاری و اداری یکی از دغدغه های مدیران شرکت هاست، اما در واقع شما زمان زیادی را برای انجام مکاتبات اداری و رسیدگی به درخواست ها صرف میکنید، شما به کمک سیستم اتوماسیون اداری میتوانید تا حد زیادی این مشکل را حل کنید.
طبق تحقیقاتی که تحقیقات گروه WFMC انجام شده نشان میدهد که سازمان ها و ادارات شرکت ها به صورت سنتی فعالیت میکنند 30 درصد زمان بیشتری را برای انجام امور صرف میکنند، ارزش افزوده دریافت میکنند و از 70 درصد دیگر فقط اتلاف وقت و بدون هزینه ای برای آنها باقی میماند.
شما به کمک سیستم اتوماسیون اداری با خودکار سازی مراحل بخش های اداری جهت رفع مشکلات مطرح شده اقدام مینمایید و درصد بازدهی را نسبت به 30 درصد به مراتب بیشتر میکنید.
سیستم اتوماسیون اداری چه کارکردی دارد و مزایای آن چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری شامل مجموعه‌ای از نرم‌افزارها، ابزارها و فناوری‌های مختلف است که هدف آنها بهینه‌سازی فرآیندهای اداری و بهبود عملکرد سازمان‌ها می‌باشد. این سیستم‌ها می‌توانند شامل ماژول‌ها و ویژگی‌های مختلفی باشند که از اداره تراکنش‌های مالی، مدیریت منابع انسانی، پروژه، اسناد و سایر فعالیت‌های مرتبط با سازمان پشتیبانی کنند.
با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری ، اطلاعات به صورت دقیق و به روز در دسترس است، ارتباطات بهبود می‌یابد و فرآیندهای کاری به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به مداخله دستی انجام می‌شوند. این امکان به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند و به گسترش و توسعه سازمان کمک کنند.
همچنین، با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، امکان مدیریت بهتر منابع انسانی، کاهش هزینه‌ها و بهبود روند ارتباطی درون سازمان فراهم می‌شود. این سیستم‌ها به افراد امکان می‌دهند تا به جای انجام وظایف مکرر و زمان‌بر، به مسائل استراتژیک تر و مهم‌تر تمرکز کنند.
سیستم اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
1. ثبت و ارجاع نامه‌ها:
این ماژول به سازمان این امکان را میدهد که نامه‌ها و مکاتبات را به صورت الکترونیکی ثبت و مدیریت کند. همچنین، توانایی ارجاع نامه‌ها به افراد یا بخش‌های مختلف درون سازمان را داراست. این عمل به بهبود جریان کار و کاهش زمان انتقال نامه‌ها کمک می‌کند.
2. طراحی فرم‌های سازمانی:
این بخش امکان طراحی فرم‌های مختلف مورد نیاز سازمان را فراهم می‌کند. این فرم‌ها ممکن است شامل اطلاعات مختلفی باشند که نیاز به جمع‌آوری و پردازش دارند. با استفاده از این ماژول، سازمان می‌تواند فرآیندهای مختلف خود را از طریق فرم‌های الکترونیکی مدیریت کند.
3.رنامه‌ریزی و ثبت جلسات:
این بخش به سازمان این امکان را میدهد تا جلسات و قرارهای کاری خود را برنامه‌ریزی و ثبت کند. این فعالیت به بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند.
4. نگهداری ایمن اسناد سازمانی:
این ماژول اطمینان از ایمنی و نگهداری اسناد سازمانی را به صورت الکترونیکی فراهم می‌کند. این اسناد می‌توانند اطلاعات حساس و مهمی را شامل شوند که نیاز به حفاظت دارند. این امکانات به مدیریت بهتر اسناد، جستجوی سریع و دسترسی آسان کمک می‌کند.
5. ارسال و پیگیری درخواست‌ها به صورت آنلاین:
این قابلیت به کاربران امکان ارسال و پیگیری درخواست‌ها و کارهای اداری خود را در سیستم به صورت آنلاین فراهم می‌کند. این امکان به جلوگیری از ایجاد مکاتبات فیزیکی و افزایش سرعت انجام امور می‌پردازد.
6. دسترسی به اطلاعات در شبکه محلی یا حالت آفلاین:
این ماژول به کاربران این امکان را میدهد تا در شبکه محلی یا حالت آفلاین به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. این امکانات به کاربران اجازه میدهد تا حتی در شرایطی که به اینترنت دسترسی ندارند، به اطلاعات مورد نیاز دسترسی یابند و وظایف خود را انجام دهند.
نتیجه‌گیری:
سیستم اتوماسیون اداری ابزاری قدرتمند برای بهبود عملکرد سازمان‌هاست. با بهره‌مندی از این سیستم‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری و ایجاد روند کاری بهینه دست یابند. این فناوری به عنوان یک ابزار استراتژیک در دنیای اداری مدرن مورد استفاده قرار گرفته و به کسب و کارها کمک می‌کند تا با چالش‌ها و رقبا روبرو شوند و به سرعت و با اعتماد به نفس به موفقیت دست یابند.
